Смета — документ, показывающий расчет
стоимости работы. Когда меня просят оценить заказ, я, уточнив все вводные данные, сперва делаю смету. Смета может существовать
в двух видах: примерная и финальная.

Примерная смета оценивает проект приблизительно, когда финальных деталей еще нет. Здесь просчитываются несколько вариантов, чтобы дать заказчику возможность выбрать, уточнить данные и финализировать условия, на основе примерных расчетов.

Финальная смета составляется на основании конкретных окончательных условий и утверждается с обеих сторон как руководство к действию.
На моей практике, смета — один из самых важных документов в рабочем процессе. Смета может играть множество ролей: может быть отличным инструментом для переговоров, может очень эффективно помочь заказчику сделать выбор и описать состав работ, может заменить договор, особенно при необходимости начать работу незамедлительно.

Саму форму сметы я впервые встретила работая менеджером проектов в дизайн студии в Лондоне. На каждый, даже мельчайший заказ, составлялась смета. Смета генерировалась в частично автоматизированном режиме, подкачивая стоимости из базы данных и уточнялась вручную в процессе переговоров. Тогда меня поразило, что в смете прописан каждый отдельный шаг, включая «достать проект из архива», если клиент возвращался обновить предыдущий заказ. Хотя, конечно, ничего удивительного: достать проект из архива значит потратить на это время, а время — деньги. Помимо этого, первым правилом во взаимодействии с клиентом в процессе работы было проверить смету и уже выполненные обязательства, прежде чем предавать задачу дизайнеру. Именно потому, что смета в этом процессе становилась договором — то есть утвержденным с обеих сторон документом, сообщающим о составе и количестве работ.

Со своей собственной сметой я нахожусь в процессе разработки, за последние полгода она несколько раз видоизменялась, и это достаточно естественный процесс.

В данный момент, моя смета состоит в первую очередь из моих контактных данных, названия документа, названия проекта, контактного лица, даты сметы, краткого описания задачи и дэдлайна проекта.

Далее идут этапы работы, которые в большинстве случаев состоят из этапа эскизов и этапа непосредственно иллюстрации/анимации. Каждый этап я оцениваю отдельно: на случай, если работа не пойдет дальше эскизов. Такое происходит не так часто, но всё-таки бывает.

После этапов я отдельно прописываю состав, длительность и стоимость лицензии, которую я передаю заказчику на выполненную иллюстрацию. В примерной смете таких вариантов лицензии будет несколько, что позволяет заказчику выбрать ту, что подходит именно им.

Следующим разделом я прописываю таймлайн нашей работы — кто и что когда обязуется предоставить. Таймлайн содержит в себе мои действия и ответные действия заказчика.

Последним разделом идет прописанный порядок оплаты, в котором содержится информация про предоплату, киллфи и стоимость дополнительных правок. Ниже есть место для подписей сторон.

Состав сметы, конечно, будет меняться в зависимости от проекта, условия передачи прав на работу также отличаются в иллюстрации в графическом дизайне.

В финальной смете внизу есть место для подписи заказчика: как только мы утвердили все условия, заказчик подписывает смету, и она может работать как договор. Или же как предварительный договор, пока основной документ находится на утверждении и подписании.